Brzmi znajomo?
Projektów jest więcej niż godzin na ich pilnowanie
Nikt nie ukrywa problemów celowo. Status w trackerze to deklaracja, a prawdę widać dopiero w dniu terminu albo gdy dzwoni klient.
„Na daily wszystko jest w toku. Tydzień przed terminem okazuje się, że nie jest.”
Status w trackerze to deklaracja, a nie fakt.
„Przed komitetem obdzwaniam team leadów i składam slajdy do nocy.”
Statusy rozproszone po ludziach, ustalenia z poprzedniego komitetu w czyjejś pamięci.
„Najgorsze ryzyka nie są w rejestrze. Są w mailach, których nie zdążyłem przeczytać.”
Trzecie z rzędu „przesuwamy o tydzień” nie trafia do żadnego rejestru.
„O tym, że ktoś jest w dwóch projektach naraz, dowiaduję się, kiedy oba stoją.”
Arkusz zasobów mówi jedno, tracker drugie.
„Daily trwa 40 minut, a i tak nie wiemy, kto na kogo czeka.”
Spotkanie zamienia się w odczytywanie statusów.
„Klient prosi o jeszcze jeden drobiazg. Po kwartale okazuje się, że oddaliśmy 200 godzin.”
Prośby spoza zakresu giną w mailach i na spotkaniach.
Co robi Noah
Nie zbiera statusów. Sprawdza, czy są prawdziwe.
Noah łączy pracę PM-a, kontrolera projektu i koordynatora zasobów. Zestawia deklaracje z danymi, dopytuje właścicieli zadań i mówi Ci tylko to, co wymaga Twojej uwagi.
Wszystkie projekty i priorytety dnia
Kolor zdrowia każdego projektu z uzasadnieniem, decyzje czekające na Ciebie i to, kogo dziś trzeba odblokować.
„Które projekty są dziś zagrożone i dlaczego?”
Prowadzenie daily i spotkań
Otwiera spotkanie, pyta konkretne osoby o rozjazdy, pilnuje czasu i zamyka je zadaniami z właścicielem i terminem.
„Poprowadź jutro daily zespołu wdrożeń.”
Pogoń za blokadami
Pisze do właściciela zadania w Teams, a gdy nie ma odpowiedzi, dzwoni i dopytuje do prawdziwej przyczyny.
„Ustal, co blokuje integrację.”
Ryzyka, których nikt nie zgłosił
Wyczytuje sygnały z maili i korespondencji z dostawcami, weryfikuje je i wpisuje do rejestru ze źródłem.
„Co nowego w ryzykach od piątku?”
Zasoby i obciążenie
Widzi, kto jest zaplanowany ponad 100% i gdzie dwa projekty liczą na tę samą osobę, zanim oba staną.
„Kto jest przeciążony w przyszłym tygodniu?”
Raporty i komitet sterujący
Przygotowuje raport z dowodami i warianty decyzji z kosztem. Na komitecie odpowiada na pytania z danych.
„Przygotuj warianty dla terminu wdrożenia.”
Spotkania
Nie siedzi z boku. Prowadzi spotkanie.
Noah dołącza do spotkania jako uczestnik: mówi głosem, zadaje pytania i reaguje na odpowiedzi. Daily, przegląd sprintu czy kickoff prowadzi według agendy, a nie tylko je notuje.
Przed spotkaniem zestawia statusy z trackerem, mailami i kalendarzem. Wie, o co zapytać i kogo.
Otwiera daily i oddaje głos po kolei. Zamiast „co robiłeś wczoraj” pyta o konkretne rozjazdy.
Pilnuje czasu i tematu. Dłuższe dyskusje przenosi na osobne spotkanie z właściwymi osobami.
Zamyka spotkanie listą ustaleń. Zadania trafiają do trackera z właścicielem i terminem, notatka do kanału zespołu.
Noah 09:16
Andrzej, integracja ma status „w toku”, ale od sześciu dni nie ma w niej zmian. Co dokładnie blokuje?
Andrzej 09:16
Czekamy na klucze API od klienta. Obiecali je dwa tygodnie temu.
Noah 09:17
Dziękuję. Bez kluczy testy nie ruszą, więc termin przesuwa się realnie o 9 dni roboczych. Przygotuję dla Piotra eskalację do klienta i dwa warianty terminu. Ola, Ty jesteś następna.
Poznaj Noaha
Niech sam opowie, jak pracuje
Zamiast czytać o Operatorze, porozmawiaj z nim. Zapytaj, jak przygotowuje daily, skąd bierze dane do statusu i czego nigdy nie zrobi bez Twojej zgody.
- Rozmowa głosem albo na czacie, po polsku i po angielsku.
- Na przykładach z firmy demonstracyjnej: projekty, ludzie, dostawcy.
- Na koniec zaprosi Cię na daily z naszym zespołem deweloperów w Sophona Meet, które sam prowadzi.
Noah opowie, jak pracuje, i odpowie na pytania o Wasze projekty. Głosem albo na czacie.
Teams i Sophona Meet
Dopasowujemy się do Waszego środowiska, a nie odwrotnie
Noah pracuje w Microsoft Teams i Outlooku, z których już korzystacie. Nie wdrażacie nowego komunikatora ani nowego kalendarza. Gdy chcecie w pełni wykorzystać prowadzenie spotkań przez AI, wybrane spotkania mogą odbywać się w Sophona Meet.
Microsoft Teams
Codzienna praca bez zmiany nawyków zespołu.
- Poranny przegląd projektów, alerty i pytania do zespołu w czacie Teams.
- Spotkania i zaproszenia z kalendarza Outlook, notatki do kanału zespołu.
- Dołącza do spotkań w Teams jako uczestnik i zabiera głos.
- Zespół nie zmienia narzędzi ani nawyków.
Sophona Meet
Spotkania zbudowane z myślą o uczestniku AI.
- Każdy uczestnik ma osobną ścieżkę dźwięku, więc Noah wie, kto co powiedział.
- Organizator może uśpić Noaha jednym kliknięciem. Wraca, gdy ktoś zwróci się do niego po imieniu.
- Noah widzi, czy uczestnik faktycznie jest przy spotkaniu, a nie tylko zalogowany (wkrótce).
- Na spotkaniu widać panel zadań Noaha i ekran, na którym pracuje.
| Prowadzenie spotkania przez Noaha | Microsoft Teams | Sophona Meet |
|---|---|---|
| Mówi głosem, zadaje pytania, reaguje na odpowiedzi | Tak | Taknatywnie |
| Wie, kto co powiedział | Zależnie od danych, które udostępnia Teams | Takosobna ścieżka dla każdego uczestnika |
| Rozpoznaje, kiedy ktoś mówi do niego, i daje się przerwać | Częściowo | Tak |
| Organizator usypia i wybudza Noaha | Standardowe wyciszenie uczestnika | Takjednym kliknięciem, wybudzenie po imieniu |
| Sprawdza, czy uczestnik jest przy kamerze, a nie tylko zalogowany | Brak takiej możliwości | Wkrótce |
| Awatar wideo Noaha | Nie | Tak |
| Pokazuje na spotkaniu ekran, na którym pracuje, np. tracker | Nie | Tak |
| Napisy na żywo z imionami mówiących | Tak | Tak |
| Zaproszenie z kalendarza Outlook | Tak | Takten sam kalendarz, inny link |
To tylko inny link w zaproszeniu z Outlooka
Spotkanie w Sophona Meet planujecie tak samo jak każde inne: w kalendarzu Microsoft, z zaproszeniem w mailu. Uczestnicy klikają link i dołączają z przeglądarki, bez instalowania czegokolwiek. Możecie zacząć od jednego spotkania, np. daily jednego zespołu, a resztę zostawić w Teams.
Połączenie z Microsoft Teams i Outlookiem konfigurujemy razem z Waszym działem IT, w ramach uprawnień aplikacji w Microsoft 365. Weryfikacja obecności działa tylko w Sophona Meet, za wiedzą uczestników i zgodnie z Waszą polityką prywatności.
Autonomia i granice
Dużo może. Ty ustalasz, ile.
Wszystko, co dotyka klienta, dostawców i decyzji projektowych, startuje od rekomendacji. Poziom samodzielności ustawiasz osobno dla każdego rodzaju działania.
Obserwuje
Zbiera dane i niczego nie robi. Pierwsze dni w nowym projekcie.
Rekomenduje
Przygotowuje i czeka na Twoje „tak”: wszystko wobec klienta, przesunięcia ludzi, change requesty.
Działa i informuje
Pytania do zespołu, telefony do właścicieli zadań, spotkania wewnętrzne, alerty.
Działa samodzielnie
Przypomnienia, notatki ze spotkań wewnętrznych, komentarze w trackerze ze źródłem.
- Nie wysyła niczego do klienta ani komitetu bez Twojej akceptacji.
- Nie zmienia zakresu, budżetu ani terminów uzgodnionych z klientem.
- Nie przesuwa ludzi między projektami bez Twojej decyzji.
- Nie zamyka zadań za ich właścicieli i nie usuwa danych.
- Nie ocenia ludzi. Raportuje fakty o pracy.
- Gdy brakuje decyzji, zatrzymuje się i pyta zamiast zgadywać.
Jak zaczynamy
Tydzień później Noah zna Wasze projekty
Nie przepisujecie planów ani statusów. Podłączamy narzędzia, w których zespół już pracuje, a Noah uczy się projektów, ludzi i zależności z tego, co w nich jest.
Cele, które mierzymy po kwartale pilotażu.
- 01
Rozmowa i wybór projektów
Które projekty kosztują najwięcej nerwów i gdzie statusy najczęściej rozmijają się z rzeczywistością.
- 02
Podłączenie minimum
Teams, Outlook z kalendarzem, poczta i tracker zadań. Dostępy nadaje Wasz dział IT, według Waszych zasad bezpieczeństwa.
- 03
Pierwszy tydzień w zespole
Przegląd wszystkich projektów, briefy na daily, notatki i zadania po spotkaniach. Nic nie wychodzi na zewnątrz organizacji.
- 04
Raport po 7 dniach i rozszerzenie
Razem decydujemy, co dokładamy: prowadzenie daily, telefony do zespołu, komitet, Sophona Meet, kolejnych Operatorów.
Zaproszenie
Dołącz do daily z naszym zespołem. Prowadzi je Noah.
Umawiasz spotkanie z Noahem, Operatorem AI, który u nas pracuje jako project manager. Noah nie jest człowiekiem. Daily odbywa się w Sophona Meet: to wideokonferencja z naszym zespołem deweloperów, w której Noah udostępnia swój ekran, przechodzi przez zadania i prowadzi spotkanie. Zobaczysz, jak dopytuje o blokady i pomaga nam w codziennych obowiązkach. Po spotkaniu możesz zadawać pytania jemu i nam.
Umów daily z NoahemKalendarz należy do Noaha. Wybierasz termin, a zaproszenie z linkiem do Sophona Meet przychodzi mailem. Dołączasz z przeglądarki, bez instalowania czegokolwiek.